Первичная документация в бухгалтерии – что это такое

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет предусматривает ведение документированной системной информации о хозяйственной жизни предприятия. Поэтому важно четко организовать работу с первичными учетными документами.

Все события экономической жизни, активы и обязательства хозяйствующих субъектов имеют денежную оценку и подлежат системному учету.

С помощью методов бухучета они выстраиваются в определенную систему, отображаются в отчетах, анализируются собственниками и потребителями компаний, проверяются контролирующими органами.

Полученные сведения отражают финансовые результаты деятельности субъекта, позволяют определить его экономическое состояние и дальнейший потенциал.

Назначение первичной документации в бухгалтерии

Каждое событие хозяйственной жизни подлежит описанию в первичном документе. Такое правило предписано законом.

Покупка сырья, оборудования, продажа и поставка продукции контрагенту, денежные переводы и выплаты – эти и подобные процессы экономической деятельности фиксируются в первичке. На её базе строятся последующие звенья финансового учета.

Накопленная информация систематизируется в регистры, затем с их помощью отражается на счетах бухучета и используется бухгалтерами для подготовки отчетности.

Один из первичных учетных документов – счет-фактура

Формы и структура первичной бухгалтерской документации

Документы по оформлению сделок и других процессов хозяйственной деятельности, в зависимости от назначения и спецификации, имеют свою структуру.

Они заполняются по определенным правилам, которые устанавливают руководящие органы отраслей, контрольные ведомства, федеральные и профильные стандарты бухучета.

Ранее обязательными к применению были унифицированные формы, установленные бывшим Госкомстатом, а также Центробанком страны.

Сегодня предпринимательские структуры вправе самостоятельно разрабатывать и использовать в целях учета свои образцы первичной документации. Обычно формы и перечень таких бумаг готовятся бухгалтерией и кадровой службой, а затем утверждаются приказом руководителя об учетной политике.

Помимо этого существует немало документов, которые согласно федеральным законам могут применяться только по установленной форме. Прежде всего речь идет о кассовых документах, образцы которых утверждает ЦБ РФ.

Можно пользоваться и унифицированными формами, многие из которых по-прежнему широко применяются бухгалтерами.

Бюджетные, казенные и автономные учреждения используют только установленные высшими инстанциями образцы учетной документации.

Требования к первичным учетным документам

Исходные документы составляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Во втором случае должна присутствовать электронная подпись.

Закон требует, чтобы в каждом первичном документе указывались определенные реквизиты:

• наименование документа (счет-фактура, ведомость, акт, табель и т.п.);
• дата написания бумаги;
• название организации, составляющей документ;
• описание хозяйственной операции;
• сведения о величине сделки (в денежных или натуральных единицах);
• должность лица, осуществляющего проведение и оформление операции;
• Ф.И.О., подпись данного лица.

Записи производятся чернилами, не допускается использования простого карандаша. Денежные суммы прописываются цифрами и прописью.

Список лиц, имеющих право подписывать соответствующие бумаги, утверждается приказом директора.

Разновидности первичных документов

Разновидностей учетных документов много, они зависят от характера проводимых операций и специфики отраслевых видов хозяйственной деятельности. Приводим наиболее распространенные их виды.

При проведении кассовых операций:

• платежное поручение – удостоверяет оплату банковским переводом. Форма утверждена Банком России.
• авансовый отчет – отражает расходы средств, выданных сотруднику под определенные цели (командировка, приобретение продукции). Является унифицированной формой;
• приходные и расходные кассовые ордера – подтверждают проведение денежных операций.

При совершении торговых сделок:

• товарная накладная – оформляется при отпуске товара. Содержит название продукции, его количественные характеристики, стоимость;
• акт о приеме товара – подтверждает передачу покупателю продукции с указанием его количественных характеристик;
• товарный чек – доказательство факта покупки.

При учете выработки и расчетах оплаты труда:

• табель учета рабочего времени – показывает количество часов, отработанных каждым работником за определенный период;
• расчетная ведомость – предназначена для начисления зарплаты;
• платежная ведомость – подтверждает выдачу зарплаты сотрудникам.

Об исправлениях в первичной документации

Исправления в банковских платежных бумагах запрещены.

Согласно приказу Минфина, в прочие учетные документы поправки вносятся только по согласованию с работниками, разработавшими и подписавшими эти бумаги.

Процесс заключается в надписи «Исправленному верить», которая заверяется подписью этих сотрудников с указанием даты исправления.

Если ошибка допущена в бланке строгой отчетности, то его следует перечеркнуть по диагонали записью «аннулировано» чернилами красного цвета. Уничтожать его нельзя.

Как правильно хранить первичные документы

Законодательными нормами срок хранения документации установлен в пять лет.

Архивы по кадровым делам, ведомости по исчислению и выдачи зарплаты, отчеты о налоговых выплатах, перечислениях в пенсионный фонд, подлежат хранению 75 лет.

Грамотная организация документооборота, четкая работа с первичной документацией – залог успешного ведения финансового учета в компании.